Das Planungs- und baubegleitende Facility Management wird zu Beginn der Planungsphase einer Immobilie initiiert, mit dem Ziel die Nutzung und den Betrieb der Immobilie optimal auf die Bedürfnisse der späteren Nutzer und Betreiber auszulegen. Ziel ist es den bestmöglichen wirtschaftlichen und technischen Service zu ermöglichen. Zusammenhängende Leistungen und Prozesse werden ganzheitlich definiert , das Betriebskonzept zur Bewirtschaftung des Gebäudes, seiner Anlagen und Einrichtungen ausgearbeitet und in einer Betriebsführungskonzeption für die Immobilie festgelegt. Sie bildet die Vorgaben für den Planungs- und Bauprozess und ist die Grundlage für das Betriebshandbuch, das entsprechend dem Bauprozess ständig aktualisiert wird. Die Leistung Facility Management Consulting erfolgt neutral und unabhängig in Stabsfunktion sowohl in organisatorischer als auch in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht. Es unterstützt in allen Phasen um ein ganzheitliches Facilitymanagement zu erreichen, und schließt in der Regel eine gleichzeitige Wahrnehmung von Facility Management-Dienstleistungen aus.

Die Nutzung des Betriebshandbuches als Steuerungsmittel informiert den Bauherrn und den späteren Facility Manager laufend über die getroffenen und zu treffenden Entscheidungen, die im Planungs- und Realisierungsprozeß zwischen Planungsinhalten und Bewirtschaftungsinhalten entstehen. Aus dem Betriebshandbuch abgeleitete obligtorische, bauliche und technische Anforderungen sind wiederrum kontinuierlich in die einzelnen Planungs- und bauphasen einzubeziehen. Die Festlegungen und Anforderungen stellen letztlich den Soll-Zustand des Gebäudes, seiner Ausstattung und der Prozesse des Objektbetriebes her.
Maßgeblich hier:

• Wahrnehmung der Nutzerinteressen aus Sicht des FM in der Phase der Planung und Ausführung.
• Unterstützung der Projektbeteiligten, inbesondere des Projektmanagers bei Belangen des strategischen Facility Managements
• Einflussnahme auf Planungsabläufe zur Gebäudeoptimierung und Kostensenkung
• Erreichung einer besseren Wirtschaftlichkeit durch Optimierung der Bau-und Betriebskosten
• Steigerung der Qualität durch Transparenz der Dokumentation , einheitliches, durchgängiges Dokumentensystem, Aktualität der Daten, effektive Informationsbereitstellung, reibungslose Gewährleistungsverfolgung
• Sicherstellung aller Leistungen und Services sofort bei Inbetriebnahme des Objektes durch Einbindung des FM

Das Betriebskonzept wird mit sämtlichen identifizierten Zielen, Leistungen und Zuständigkeiten in einem Betriebshandbuch festgeschrieben. Dieses stellt ein Lastenheft für die spätere Nutzung dar und weist daher eine notwendige ganzheitliche Konzeption auf.
Hierfür wurden im Beispiel folgende Leistungen nacheinander erarbeitet:

• Empfehlungen zum Aufbau der Projektstruktur unter Einbeziehung der FM- Belange
• Mitwirken bei der eindeutigen Regelung der Verantwortlichkeiten und Entscheidungsflüsse zur bruchfreien Informationskette bis hin zur Phase des Betriebes
• Definition der Ziele und Leistungen mit maßgeblichen Einfluß auf das FM
• Aufstellen, Abstimmen und Fortschreiben des Terminrahmens für das FM
• Mitwirken bei der Umsetzung der Nutzeranforderungen in bauliche und technische Konzepte und bei Wirtschaftlichkeitsberechnungen
• Erstellen und Fortfuührung Betriebskonzept und Betriebskostenberechnung auf Basis der organisatorischen, baulichen und technischen Konzepten
• Festlegen der notwendigen Informationen u.a. nach Gebäude, Bereichen Gewerken, Installationszonen und sonstigen funktionalen und organisatorischen Einheiten
• Definition Bezeichnungssystem für Objekte und Dokumente
• Qualitätskontrollen zur Sicherstellung der Planungs- und Facility Management Vorgaben
• Einschätzen von technischen Risiken im Kontext der Nutzung bzw. des Betriebes
• Mitwirken bei der Klärung von Schwachstellen in der Realisierung von Nutzungs- bzw. betriebsrelevanten Einrichtungen
• Definition der Aubauorganisation des FM während der Planungs- und Ausführungsphase
  sowie dessen spätere Einbindung in die Nutzerorganisation
• Abklärung der Betreiberverantwortung
• Eindeutige Schnittstellenabgenzung der FM-Leistungen und Definition der Eigen- und Fremdleistungen
• Definition von Service-Level-Agreements sowie der Eckwerte des Betriebes
• Vorbereitung der Einführung des operativen FM
• Ausschreibung und Vergabe von Dienstleistungen im FM
• Unterstützung der Inbetriebnahme und Abnahme durch das baubegleitende Datenmanagement
• Überwachen der Einhaltung der Qualitätsanforderungen und Terminziele im Jahr der Leistungsimplementierung des Betriebes
• Abschluss und Übergabe des Erstellungprozesses in den Regelbetrieb des Nutzers bzw. Investors